Оптимизация бизнес-процессов и настройка системы внутреннего контроля

Даже самые на первый взгляд незначительные изменения в сравнительно простом бизнес-процессе компании способны принести бóльшую выгоду.

 

По результатам проведения аудита бизнес-процесса и его внутреннего контроля выявляются недостатки (узкие места), которые несут в себе либо потерю ресурсов, либо недополученную прибыль. Для устранения таких недостатков компании улучшают бизнес-процессы путем их оптимизации.

Улучшение бизнес-процессов представляет собой инструмент, включающий совокупность методов с целью увеличения эффективности работы компании.

Но как понять какой именно процесс необходимо улучшить? Как это сделать?

Ответы на эти вопросы можно получить только после анализа ситуации и тщательной проверки рабочего процесса.

 

Когда процесс работает с недостатками, ошибками, простоями или перебоями, возникают следующие проблемы:

1. Снижение показателей качества работ/товаров/услуг (РТУ), получаемых Клиентом;

2. Увеличение сроков выполнения РТУ;

3. Клиенты отдают предпочтение конкурентам;

4. Недостаток слаженности работы отделов компании;

5. Увеличение жалоб Клиентов;

6. Эффективность отдела существенно снизилась;

7. Поставленные задачи не выполняются корректно с первого раза;

8. Некоторые задачи занимают слишком много времени;

9. прочие ситуации.

 

Эти проблемы являются признаками недостатков бизнес-процессов, можно решать бесконечно, используя метод подбора решений (например, мозговой штурм), "советов" и прочие методы поиска решений "наугад".

Существует достаточное количество методов улучшения и перестроения бизнес-процессов, которые рекомендуются для использования. Но бездумное использование или копирование может не только не принести положительных результатов, лишь потратить Ваше время, но и навредить работе компании в целом. Результат использования некоторых из них:

 

Методы оптимизации процессов компании

Направление

Результат применения без анализа ситуации

FAST. Методика быстрого анализа решения

Проведение совещаний группы по выбору метода улучшения процессов, которое проводится в течение 2-3 дней. Используются интуитивные методы: мозговой штурм, метод деструктивной отнесенной оценки (генерация и критика идей), прочие методы.

Локальность решения проблемы процесса без учета взаимосвязи с другими процессами, а также непонимание причин возникновения недостатков приводят к нулевому результату или кратковременному решению проблемы.

Бенчмаркинг

Сопоставление с "эталонной" работой аналогичных процессов прочих организаций, приведение процессов к "эталонным".

Непонимание различий функционирования даже в схожих процессах без учета тонкостей работы компании может привести к принятию ошибочного решения и нанесению вреда собственной компании.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Кардинальное перепроектирование имеющихся процессов, направленное на новый уровень развития и масштабирования.

Полное разрушение и перестроение существующего процесса при условии сохранения на исходном уровне предыдущих приводит к несогласованности действий, что плачевно сказывается на результатах деятельности компании. Реинжиниринг используется при выходе компании на новый уровень, когда старые процессы не могут обеспечить обороты на этом уровне.

Бережливое производство (6 сигм).

Создание процесса непрерывного устранения любых действий, которые потребляют ресурсы, но не являются важными для КОНЕЧНОГО потребителя.

Концепция возникла, как интерпретация идей производственной системы компании Toyota, разработана в компании Motorola в 1986 г. и популяризирована в компании General Electric в 1990-х.

Исключение действий, потреляющих ресурсы, без анализа внутренней и внешней среды компании приводит не к тем результатам, которого ожидает компания.

Например, исключив хранение на складе товаров компания получила отток Клиентов. Причиной оттока стало долгое ожидание "под заказ".

 

Мы предлагаем методику, которая направлена на улучшение и совершенствование процессов путем избавления от узких мест в процессе при условии анализа внешней и внутренней среды компании:

1. исключение действия/объекта;

2. удешевление действия/объекта;

3. изменение подхода к действию/объекту;

4. перенос действия/объекта в другой процесс;

5. проверка наличия схожего процесса;

6. возможность выполнения действия самим объектом.


Использование данного подхода априори предполагает предварительный углубленный анализ ситуации и исключает полное бездумное перестроение работы процесса, что является абсолютно БЕЗОПАСНЫМИ мерами для бизнес-процессов компании.

 

 

ysl