Организационная схема

Основу компании составляет организационная структура, т.к. компания выполняет определенный набор действий (функций), которые выполняются соответствующими отделами и соответствующими сотрудниками для достижения целей компании.

Организационная структура - система согласованных функций и действий, направленных на получение максимального результата исходя из стратегической цели компании. Все функции должны быть разделены, распределены и согласованы между собой.

 

Правильно составленная организационная схема соответствует бизнес-процессам компании. Основная ошибка, ограничивающая совершение успешных действий сотрудниками и, как следствие, достижение компанией своих целей, - посредственный описательный подход к организационной структуре (схеме) компании:

 

- отсутствие понимания своих функций, обязанностей и конечного результата сотрудниками приводит к некачественному выполнению действий и к невыполнению планов;

- отсутствие распределения функций является причиной увеличения нерезультативных действий сотрудников, а также выполнения действий не теми сотрудниками, что приводит к увеличению временных и материальных затрат компании;

- отсутствие согласованности приводит к неравномерной работе бизнес-процесса, что образует временные разрывы между действиями, прямо влияющие на прибыль компании.

 

Иллюстрация 1. Менеджер по продажам не понимает своих функций, результатом своей деятельности считает количество произведенных звонков. В то же время вместо продаж занимается консультированием потенциальных Клиентов.

Результат:

- количество звонков соответствует норме;

- количество заказов снижается;

- принимается решение об увеличении расходов на привлечение.

Накопленный отрицательный эффект: дополнительные затраты компании.

 

Иллюстрация 2. Сотрудники финансового отдела не имеют четкого распределения функций и формируют все типы отчетов разных уровней сложности.

Результат:

- нераспределенные по грейду функции не позволяют сотрудников высшего уровня сосредоточиться на более сложных и важных задачах;

- ограничение времени на подготовку и формирование отчетов приводит к снижению качества или увеличению времени на выполнение;

Накопленный отрицательный эффект: проявляется в задержке по срокам/снижению качества/увеличению текучки кадров.

 

Иллюстрация 3. Сотрудники склада получают информацию о готовности к отгрузке от разных сотрудников: сотрудники бухгалтерии, менеджеры по продажам, менеджеры по ведению Клиентов, прочие сотрудники.

Результат:

- вероятность неполучения/получения неточной информации/получения ненужной информации сотрудниками склада;

- нарушение сроков отгрузки/ошибочная отгрузка/отгрузка не в полном количестве.

Накопленный отрицательный эффект: снижение деловой репутации компании.

 

Этапами разработки организационной структуры (схемы) являются:

1. Определение стратегических целей компании;

2. Описание существующей структуры в виде схемы;

3. Описание функций и конечных результатов отделов.

 

Описание функций и конечных результатов сотрудников, а также согласование функций исходя из значимых процессов регламентируют должностные инструкции.

 

ysl