В настоящее время отечественные предприниматели из сферы малого бизнеса уже начинают в полной мере осознавать факт того, что грамотные управленческие решения можно принимать только в ситуации, когда финансовое планирование поставлено на должную основу. Бизнесмен из Санкт-Петербурга Дмитрий Клиндухов поделился своим опытом по поводу перехода на автоматизированный учет.
По его словам, замена формата Excel на ПланФакт привела к решению следующих вопросов:
— стала видна реальная картина компании по прибыльности проектов;
— были выявлены клиенты, которые тянут с оплатой и формируют дебиторку;
— появилась качественная аналитика на фоне снижения временных издержек в 2-3 раза.
Описание предприятия
Компания «Феррум Студио» была основана в 2002 году в Санкт-Петербурге. В период времени до 2008 года ее основная деятельность была ориентирована на обслуживание серверов и компьютеров. А потом организация вплотную занялась seo-продвижением сайтов, которое стало к 2015 году единственным направлением.
Главными клиентами компании являются производственные предприятия и интернет-магазины, оборот которых составляет от 15 млн рублей до 50 млн рублей. Регулярно в работе находится 20-30 проектов, что определяется составом команды и объемом задач. В настоящее время в организации трудоустроено 6 сотрудников. Такое же количество персонала привлекается на краткосрочной основе под конкретные направления.
Годовой оборот–10,5 млн рублей. Запланированный на 2019 год показатель–16 млн рублей.
Задачи и проблемы
Изначально финансовым учетом занимался только сам руководитель компании. В этой связи Дмитрий говорит:
«В период до 2007 года учета не было вообще. Всех клиентов знал наизусть, включая надежных плательщиков и не очень, а потому все казалось простым. Но тогда и оборот за год был меньше, чем сейчас за месяц. Потом был рост клиентской базы, и неминуемо наступил момент, когда начали путаться во взаиморасчетах с контрагентами.
Введение учета сопровождалось созданием простых таблиц в Excel, а для выставления счетов применяли программу 1С. Но так как формирования бухгалтерских и грузовых документов для анализа бизнеса было мало, а Excel-формат не мог справиться в этой задачей в полной мере, то возникла мысль о внедрении автоматизированного учета»
Табличная форма в Excel могла справиться лишь с соразмерными задачами. Процедура сопровождалась введением одного счета, а потом другого. И так далее. Если нужно вернуть деньги, то необходимо отдельно выделять соответствующие графы или выносить данные в специальную таблицу. В результате такого примитивного подхода учет разрастался. А ведь еще необходимо осуществлять анализ прибыли. Приходилось самостоятельно формировать графики и производить сведение различных таблиц между собой.
«Очень важный момент – регулярность. Если пропустить пару недель, то произойдет катастрофа. Тогда будет практически невозможно восстановить всю информацию, и ситуация выйдет из-под контроля»
К Дмитрию пришло осознание того, что пора менять традиционный подход, когда таблица перестала помещаться в размер экрана. Причем, несмотря на то, что учет все-таки велся, предприятие столкнулось с губительными последствиями кассовых разрывов и чрезмерной дебиторки. Эти проблемы существенно снизили темпы роста компании.
«Наш бизнес можно считать вполне стандартным или классическим, когда существуют проекты, по которым производятся выплаты и поступления денежных средств. Часть из них имеет прямое отношение к конкретным проектам, а некоторые относятся ко всему бизнесу целиком. Естественно присутствует дебиторка.
Причиной внедрения ПланФакта стало именно плохое понимание того, что происходит с финансами. Разбирательство часто сталкивалось, например, с такой проблемой, когда по бумагам имеется миллион, с которого платятся налоги, а по факту эти деньги носят исключительно виртуальный характер, так как клиенты долго не платят, и на счетах пусто.
Кассовые разрывы стали появляться с завидным постоянством. Для преодоления их последствий сами переставали платить по своим обязательствам или старались закрыть дебиторку раньше оговоренных по документам сроков. Иногда приходилось вносить и собственные средства»
Внедрение и организация работы в компании
После анализа рыночных предложений по учету финансов предприниматель остановил свой выбор именно на Планфакте. Это было обусловлено рядом причин.
«Мне пришлось самостоятельно промониторить рынок. Я сравнивал специализированные финансовые сервисы по удобству работы, стоимости и возможности ведения нескольких счетов. ПланФакт покорил меня практически сразу, так как он очень сильно напоминал мою собственную таблицу в Excel, только намного удобнее. У меня достаточно много счетов, а у ПланФакта нет ограничений в тарифах.
За два дня освоил программу. Подключил импорт из банка, настроил статьи доходов и расходов, структурировал их и сформировал счета. Понял, что сервис и я созданы друг для друга. Все непонятные моменты фиксировал и с личным менеджером потом выяснял по телефону.
ПланФакт олицетворил собой один из редких случаев, когда сразу же после внедрения начинаешь активно использовать сервис. Все произошло в течение безвозмездного тестового периода. А потом был однозначный выбор в пользу программы в ее коммерческой версии. Для меня большим плюсом является и автоматическая интеграция с банком «Тинькофф», что сильно сократило временные издержки»
В настоящее время Дмитрий на работу в ПланФакте в режиме онлайн тратит ежедневно 15-30 минут, что зависит исключительно от количества операций.
Добавить комментарий