Сегодня многие предприниматели уже осознали, что самым ценным ресурсом в правильном бизнесе является именно время сотрудников. Такой же концепции в своей деятельности придерживается и компания WorkPoint, которая занимается разработкой систем учета рабочего времени и управления проектами.

Однако даже у самих основателей возникала проблема с эффективностью использования данного базисного показателя, ведь еще недавно у них от основного профиля еженедельно отнималось по 8 часов рабочего времени, которое тратилось на рутинную деятельность, связанную с финансовым учетом. И только внедрение ПланФакта, по словам сооснователя сервиса WorkPoint Александра Спиридонова, смогло высвободить столь важный ресурс для решения более актуальных задач, связанных со стратегическим управлением.

Описание предприятия

Онлайн-сервис WorkPoint (г. Москва) осуществляет контроль себестоимости и маржинальности проектов, учет трудозатрат, организует ресурсное планирование и клиентский биллинг (тарификацию, выставление счетов и анализ предоставленных услуг).

Программный продукт представляет особенный интерес для предприятий, занимающихся оказанием консалтинговых услуг (консультирование по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета, аудиторские, маркетинговые, рекламные, архитектурные продукты и т.п.) и проектной деятельностью. В данном случае базовым ресурсом для реализации проектов является именно время сотрудников.

После полуторагодичной деятельности по разработке программного продукта предприниматель Александр Спиридонов совместно со своими единомышленниками в сентябре 2016 года  запустил данный проект. В настоящее время более сотни компаний из сферы малого и среднего бизнеса успешно пользуются сервисом. Каждый месяц клиентская база WorkPoint пополняется 2-3 новыми организациями. В число потребителей входит группа «РОСНАНО», IT-разработчик Premium IT solution и инвестиционно-консалтинговая компания ALTHAUS Group.

Задачи и проблемы компании

С самого начала руководитель и персонал WorkPoint четко осознавали, что время сотрудников консалтинговых и проектных организаций является их основным ресурсом. Однако в самой компании финансовое планирование велось в традиционном Excel-формате. Причем учетом занимался один сотрудник, который тратил на это по 8 часов в неделю (20% рабочего времени).

«Огромный объем ручного труда представлял собой основную трудность. Необходимо было переносить фактические транзакции из банковских систем и распределять их по контрагентам и статьям. Из-за человеческого фактора во много раз возрастали риски появления ошибок»

Делать ручную работу было необходимо из-за различий в форматах банковских выписок и заполняемых бюджетов. Также была низкой и детализация расходных статей. Кроме того, специфика финансового учета в самой компании усложняла сложившуюся ситуацию. Ведь в WorkPoint используется несколько расчетных счетов, включая валютные, а также имеется и касса с наличными деньгами. Поэтому предприятие испытывало огромную потребность в применении современного и эффективного инструмента для финансового планирования, который бы позволял осуществлять оперативный контроль остатков по счетам и прогнозирование бюджета.

Внедрение программы и организация работы в компании

После принятия решения о внедрении автоматизированной платформы по ведению финансового и управленческого планирования Александр Спиридонов и его коллеги занялись изучением рыночных предложений, включая даже приложения для ведения личного финансового учета. Однако последний вариант был почти сразу исключен, так как он не соответствовал уровню решения бизнес-задач.

«В качестве самой приоритетной функции для нас рассматривалась именно легкая интеграция с «Альфа-Банком», в котором мы осуществляли расчетно-кассовое обслуживание. Сервис ПланФакт такой опцией обладает. Это и стало главным фактором при выборе ПО»

В течение двух дней была произведена настройка ПланФакта, а еще два месяца ушло на выбор подходящего формата учета расходов и доходов. Внедрением и организацией в WorkPoint занималось 2 сотрудника. Причем отдельных консультаций со стороны технической поддержки не понадобилось, так как в компании смогли самостоятельно разобраться во всех нюансах работы сервиса.

Руководитель предприятия отметил наиболее понравившиеся функции ПланФакта:

-вкладка «Планирование»;

-интеграция с банком;

-возможность разнесения транзакций по контрагентам и категориям в автоматическом режиме.

«Внутри предприятия налажена очень простая схема работы с программой. Один сотрудник контролирует бюджет, а еще трое отслеживают отчеты и производят анализ основных показателей бизнеса»

Результаты

Основным результатом внедрения программы ПланФакт стала экономия времени сотрудников, что выражается и в финансовом измерении, а также упрощение финансового и управленческого учета.

Вместо ежемесячных 32 часов стали тратить лишь 16 часов.

«Сегодня корректировка бюджета занимает лишь 6 часов в месяц. Плюс планирование–10 часов. Всего получается 16 часов в месяц. Раньше мы тратили 8 часов в неделю, что выражалось в 32 часах ежемесячно. Соответственно нам удалось минимизировать временные издержки в 2 раза, что очень существенно»

Внедрение системы автоматизированного учета ежемесячно экономит 32 тысячи рублей.

«Так как себестоимость 1 часа рабочего времени сотрудника составляет 2 тысячи рублей, то экономия времени от внедрения ПланФакта, выраженная в денежном эквиваленте, составляет 32 тысячи рублей»