Внедрение автоматизированных платформ для финансово-управленческого учета стало сегодня уже нормой и для предприятий из сферы малого бизнеса. На примере основателя «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» Павла Синицына, поделившегося своими тематическими соображениями, можно понять, как открыть новый отдел и предотвратить кассовые разрывы, сохраняя спокойствие руководителя.

Краткое описание организации

Компания «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» (г. Пермь) с декабря 2017 года успешно представлена на рынке проектировки зданий, очистных сооружений, водопроводов, газопроводов и т.п. Клиентская база в основном состоит из таких государственных учреждений, как муниципалитеты, ведомственные структуры и школы.

Количество сотрудников–24 человека. В работе одновременно находится до 34 проектов. Средний чек–1 миллион рублей. Самый дорогой контракт (сентябрь 2018 года)–3 миллиона рублей. Оборот за 2018 год – более 60 миллионов рублей.

Задачи и проблемы

Принцип деятельности компании «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» основан на отсутствии предоплаты. Работа над проектом в среднем занимает 3 месяца. Расходная часть по текущим проектам формируется за счет поступивших средств от выполненных и закрытых договоров. Такой оборот денежных средств неминуемо приводит к кассовым разрывам.

«Для начала работы нам пришлось набрать большое количество заказов. А все они сопровождаются наличием отложенных платежей от одного месяца до пяти»

В этой ситуации возникла объективная потребность в составлении прогнозов на базе налаженного финансового и управленческого планирования. Поиск оптимального сервиса сопровождался опробованием различных ПО. И только когда очередь дошла до ПланФакта, стало понятно, что данная автоматизированная платформа полностью соответствует нуждам предприятия.

Внедрение сервиса и организация работы предприятия

«Процедура внедрения ПО прошла в течение месяца, даже меньше. В этот период специалисты ПланФакта перенесли всю историю финансовых операций в базу сервиса. Они регулярно уточняли данные, звонили и давали рекомендации. В постоянном контакте со мной находились 2 менеджера технической поддержки, которым ставлю за работу 5 баллов по пятибалльной шкале»

Сегодня в компании «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» с ПланФактом регулярно работает 4 сотрудника, которые вносят информацию. А руководитель предприятия Павел Синицын на основании анализа осуществляет стратегическое планирование.

«Все управленческие решения и прогнозы я делаю исключительно на основании анализа данных в ПланФакте. Как правило, я захожу на сервис для проведения экспериментов. Например, как будет выглядеть ситуация, если взять кредит? Как отразится на предприятии заморозка денег при перенесении сроков очередных оплат? Это очень помогает при моделировании различных направлений развития бизнеса»

Именно ПланФакт позволил прогнозировать кассовые разрывы, в результате чего компания смогла заблаговременно решить вопросы оплат со своими поставщиками и исполнителями.

В настоящее время Павел уже четко знает, какие функции сервиса представляют для него особенный интерес. К ним относятся:

— балансовый отчет;

— отчет о прибылях и убытках (ОПУ или P&L);

— отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow).

Раньше использовался традиционный Excel-формат, поэтому многие аналитические выводы сделать было невозможно. А сейчас все очень прозрачно и просто.

Кроме того, вкладка «Планирование» оказывает огромную помощь в прогнозировании поступления денег и окончания работ. В ней всегда можно увидеть выгодность любого проекта в конкретный месяц. Плюс к этому, присутствует хорошая наглядность прибыльности проектов в разрезе.

Результаты

Правильные управленческие решения. К примеру, проектные работы сопровождаются осуществлением изысканий. В этом случае на место будущего объекта выезжает рабочая группа с оборудованием для производства нужных замеров. До внедрения ПланФакта мы считали, что самостоятельно производить дорогостоящие изыскания не выгодно. Ведь тогда придется содержать штат высокооплачиваемых специалистов, закупить дорогое оборудование и спецтехнику. Поэтому мы постоянно обращались за услугами к субподрядчикам.

После тематического анализа в ПланФакте стало совершенно очевидно, что компании намного дешевле обойдется дополнительная нагрузка по содержанию своего штата квалифицированных сотрудников и закупке технических средств, чем зависимость от подрядчиков.

Выявление убыточных проектов.

У  «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» имеется компания-партнер, которая занимается строительством объектом недвижимости для частного сектора. Данное предприятие воспользовалось советом и также внедрило ПланФакт. Деятельность этой организации имеет выраженный цикличный характер, когда в высокий сезон были очень мощные темпы работ и закупок материалов. Например, на несколько объектов сразу приобретался кирпич в больших количествах. Причем каждый проект в отдельности не вел учет таких закупок. А большое количество проектов и оборота денег создавали впечатление о наличии прибыли.

Когда же собственник фирмы стал анализировать загруженные данные в ПланФакте, стало очевидно, что картина не такая уж и радостная. В течение 2 недель производился отсев убыточных проектов на основании адекватной картины бизнеса.

Аналитика и привлечение инвестиций

Кроме строительной компании у «ПЕРМПРОЕКТБЮРО» имеется еще одна фирма-партнер, занимающаяся поставками оборудования. Ее бизнес отличается наличием долгосрочных отсрочек платежей. Ведь расчет производится только после закупки, доставки и передачи в собственность покупателя дорогостоящих грузов. Долгое время руководитель предприятия доказывал потенциальным инвесторам, что при наличии достаточных оборотных средств он сможет обеспечить получение прибыли, превышающей вложения в 2 раза.

Однако переговоры всегда заходили в тупик в виду отсутствия соответствующей аналитики. При внедрении ПланФакта данная проблема была сразу же решена, так как после внесения необходимых данных появился наглядный график, прогнозирующий кассовый разрыв, который следует перекрыть соответствующими инвестициями. Причем вложения будут гарантированно приумножены при возврате инвесторам.

«Внедрение ПланФакта сопровождалось наступлением долгожданной уверенности в завтрашнем дне и спокойствии. Ведь наши высокие доходы гарантированы, но их получение сопровождается массой небольших платежей в рамках расходной части. Благодаря данному сервису я теперь максимально уверен, что все эти выплаты будут учтены оптимальным образом»