Принципы делегирования в малом бизнесе Часть 2

Принципы делегирования в малом бизнесе Часть 2

Базовые принципы делегирования

Руководитель в единственном числе

Поручение сотруднику передается от конкретного начальника. Поэтому о результатах выполнения задач работник должен отчитываться именно перед своим руководителем. Ведь в случае наличия нескольких руководящих лиц подчиненный может испытать трудности с выполнением приказов в виде неэффективности использования времени, противоречивых указаний, размытости зоны ответственности и т.п. В данном контексте считается недопустимым обращение сотрудника к менеджеру более высокого ранга, минуя непосредственного руководителя. Это работает и в обратную сторону, когда поручения сотруднику передаются исключительно через его руководителя.

Делегирование обязанностей не освобождает начальника от ответственности

Освобождение от ответственности может осуществить только тот руководитель, который непосредственно поставил данную задачу. Например, когда владелец предприятия поручает финансовому директору подготовить отчет, а тот перепоручает задание бухгалтеру, то ответственность за выполненную работу перед руководителем несет именно финансовый директор, который обязан контролировать весь процесс, включая и выявление возможных недочетов.

Ограничение норм управления

Для эффективности контроля и координации работы в коллективе оптимальным считается наличие у руководителя 7-10 подчиненных сотрудников. При увеличении этого количества начальники уже объективно не смогут справиться на должном уровне со своими обязанностями в силу возникновения перегрузки.

Передача задачи на более низкий уровень

Задача, с которой может справиться подчиненный в обязательном порядке должна быть передана ему. Ведь время руководителя по определению оценивается выше.

Обязанности и права

При делегировании подчиненному своих обязанностей руководителю следует обеспечить его и соответствующими правами. Ведь невозможно эффективно решать задачи от имени начальника без его возможностей. Это может относиться, как к документальному сопровождению (приказ по организации, доверенность и т.п.), так и к непосредственному внедрению в процесс, когда из-за недоверия или сомнений руководитель все-таки принимает непосредственное участие в тех мероприятиях, которые поручил своему сотруднику. Причем передача прав должна быть осуществлена в полном объеме и независимо от сложности задач.

Четкость и конкретность

При делегации важно определить четкие показатели выполнения задачи. Сюда относятся конкретные (измеряемые) и выполнимые параметры. Исключается размытость граней. Сотрудники должны совершенно ясно осознавать поставленную задачу и понимать, как ее нужно выполнять.

Отчетность при любых отклонениях

Сотрудник обязан докладывать своему руководителю обо всех случаях нарушения установленных показателей. Например, при задержке или недопоставке товара, начальник должен быть своевременно информирован, чтобы минимизировать негативные последствия, связанные с обязательствами перед клиентами.

Поддержка исполнителя

При выполнении порученной задачи сотрудник должен рассчитывать на любую помощь руководителя, включая консультационную поддержку. При этом начальник должен помнить, что ответственность за выполнение в любом случае лежит именно на нем самом.

Этапы делегирования

Как правило, объем работы руководителя значительно превышает его возможности, ограниченные временем. Именно передача части своего функционала подчиненным позволяет выполнить больше полезных для развития бизнеса задач. Основная ошибка многих предпринимателей, которые начинали коммерческую деятельность с небольших организаций, заключается в их желании быть осведомленными во всех тонкостях деятельности. Это тупик. Управленец не должен быть специалистом во всем.

Наиболее эффективным является решение о делегировании ответственности с сотрудниками, обладающими необходимой для выполнения задач квалификацией. Именно стратегическое управление является приоритетным для руководителя. А для этого требуется время, которое можно высвободить исключительно за счет экономии, связанной с делегированием.

На основании принципов делегирования ответственности следует выделить следующие этапы.

  1. Выбор задач для делегирования. К ним относится такой рутинный и не требующий дополнительного обучения функционал, который отличается простотой исполнения. Начальник должен постоянно наращивать уровень сложности задач для своих сотрудников, чтобы они регулярно развивались, превращаясь в сплоченную и сильную команду профессионалов своего дела.
  2. Определение исполнителя. Тесное взаимодействие с коллективом позволяет менеджерам прекрасно ориентироваться в возможностях своих подчиненных, которые определяются такими данными, как производительность, компетентность и загруженность. Для поручения задания важно быть уверенным, что оно не приведет к переработкам, связанным с отсутствием времени на его выполнение. Кроме того, делегация подразумевает упорядоченность, которая в первую очередь обусловлена зоной деятельности сотрудника, а также ответственностью конкретного подчиненного (нельзя давать одно поручение нескольким сотрудникам, для его гарантированного исполнения хотя бы кем-то из них). А при делегировании задач группе сотрудников необходимо распределить обязанности таким образом, чтобы более опытные исполнители занимались самыми сложными задачами. В данном случае и контроль необходимо осуществлять боле серьезный.
  3. Инструкция. Грамотность и однозначная трактовка – вот основные принципы. Руководитель должен быть уверен, что его наставления полностью поняты сотрудниками. При контроле на удалении следует пользоваться современными коммуникациями, включая видеосвязь, так как одних письменных указаний может быть недостаточно.
  4. Срок исполнения. Реальность. Следует исключить такие формулировки, как «дедлайн – вчера», которые деструктивны и не несут мотивирующего импульса. При сложном и объемном задании следует определить точки контроля для эффективного отслеживания процесса исполнения. Кроме того, планирование задания должно учитывать и человеческий фактор. То есть последствия от возможных ошибок при исполнении должны быть минимизированы.
  5. Свобода подчиненного. Данный принцип подразумевает наличие творческого начала. Ведь только самостоятельность позволит исполнителю полностью реализовать свои профессиональные возможности и подтвердить компетентность. Такой мотивирующий посыл вдохновляет сотрудника и освобождает руководителя от излишнего контроля.
  6. Информированность. Командный подход подразумевает соответствующие рассылки для коллег, задействованных в выполнении поставленной задачи. Своевременность информирования о полномочиях сотрудника экономит время на переговоры и дополнительно мотивирует исполнителя.
  7. Обратная связь. Исполнитель должен быть уверен, что руководитель всегда может прийти ему на помощь при выполнении делегированной задачи. Плюс к тому, руководитель постоянно имеет актуальную информацию о ходе реализации своего поручения.
  8. Исключение возврата поручения. Часто при недостаточности квалификации или мотивации сотрудники, осознав все проблемы по выполнению поставленной задачи, могут пытаться отказаться от выполнения поручения. Такая ситуация недопустима. Для того чтобы избежать подобного возврата ответственности руководитель может использовать следующий письменный опрос подчиненного:

— Для решения задачи могут потребоваться ваши предложения. Какие?

— Для решения задачи могут потребоваться ресурсы компании. Какие?

— В связи с какими причинами вы хотите вернуть исполнение задачи руководителю, а не воспользоваться необходимыми ресурсами?

Такой прием может помочь исполнителю пересмотреть свое отношение к проблеме. Но и при отсутствии результата руководителю следует принять данную информацию для своих последующих управленческих решений.

Контроль. Руководителю необходимо регулярно следить за выполнением поставленных задач. Однако важно помнить, что рутинные дела мешают заниматься стратегическим развитием. И только найм сотрудников для делегирования с ними ответственности позволяет расширить команду и освободить время на более важные дела по оптимизации бизнеса. Причем обучение сотрудников не представляет собой каких-либо затруднений. А время, потраченное на это, очень быстро окупится той пользой, которую они очень быстро принесут. Естественно, кадровый вопрос подразумевает и наличие таких ситуаций, когда сотрудники не могут достойно справиться с поставленными задачами. В этих случаях, как правило, они сами осознают свою неспособность и освобождают место для более эффективных менеджеров, которые со временем и создадут сплоченный и высококвалифицированный коллектив единомышленников.




Satisfied senior businessman showing growing chart at his happy colleagues in modern office
admin

Добавить комментарий