Даже самые на первый взгляд незначительные изменения в сравнительно простом бизнес-процессе компании способны принести бóльшую выгоду.
По результатам проведения аудита бизнес-процесса и его внутреннего контроля выявляются недостатки (узкие места), которые несут в себе либо потерю ресурсов, либо недополученную прибыль. Для устранения таких недостатков компании улучшают бизнес-процессы путем их оптимизации.
Улучшение бизнес-процессов представляет собой инструмент, включающий совокупность методов с целью увеличения эффективности работы компании.
Но как понять какой именно процесс необходимо улучшить? Как это сделать?
Ответы на эти вопросы можно получить только после анализа ситуации и тщательной проверки рабочего процесса.
Когда процесс работает с недостатками, ошибками, простоями или перебоями, возникают следующие проблемы:
1. Снижение показателей качества работ/товаров/услуг (РТУ), получаемых Клиентом;
2. Увеличение сроков выполнения РТУ;
3. Клиенты отдают предпочтение конкурентам;
4. Недостаток слаженности работы отделов компании;
5. Увеличение жалоб Клиентов;
6. Эффективность отдела существенно снизилась;
7. Поставленные задачи не выполняются корректно с первого раза;
8. Некоторые задачи занимают слишком много времени.
Эти проблемы являются признаками недостатков бизнес-процессов, можно решать бесконечно, используя метод подбора решений (например, мозговой штурм), «советов» и прочие методы поиска решений «наугад».
Существует достаточное количество методов улучшения и перестроения бизнес-процессов, которые рекомендуются для использования. Но бездумное использование или копирование может не только не принести положительных результатов, лишь потратить Ваше время, но и навредить работе компании в целом. Результат использования некоторых из них:
| Методы оптимизации процессов компании | Направление | Результат применения без анализа ситуации |
| FAST. Методика быстрого анализа решения | Проведение совещаний группы по выбору метода улучшения процессов, которое проводится в течение 2-3 дней. Используются интуитивные методы: мозговой штурм, метод деструктивной отнесенной оценки (генерация и критика идей), прочие методы. | Локальность решения проблемы процесса без учета взаимосвязи с другими процессами, а также непонимание причин возникновения недостатков приводят к нулевому результату или кратковременному решению проблемы. |
| Бенчмаркинг | Сопоставление с «эталонной» работой аналогичных процессов прочих организаций, приведение процессов к «эталонным». | Непонимание различий функционирования даже в схожих процессах без учета тонкостей работы компании может привести к принятию ошибочного решения и нанесению вреда собственной компании. |
| Реинжиниринг бизнес-процессов | Кардинальное перепроектирование имеющихся процессов, направленное на новый уровень развития и масштабирования. | Полное разрушение и перестроение существующего процесса при условии сохранения на исходном уровне предыдущих приводит к несогласованности действий, что плачевно сказывается на результатах деятельности компании. Реинжиниринг используется при выходе компании на новый уровень, когда старые процессы не могут обеспечить обороты на этом уровне. |
| Бережливое производство (6 сигм). | Создание процесса непрерывного устранения любых действий, которые потребляют ресурсы, но не являются важными для КОНЕЧНОГО потребителя. Концепция возникла, как интерпретация идей производственной системы компании Toyota, разработана в компании Motorola в 1986 г. и популяризирована в компании General Electric в 1990-х. | Исключение действий, потреляющих ресурсы, без анализа внутренней и внешней среды компании приводит не к тем результатам, которого ожидает компания. Например, исключив хранение на складе товаров компания получила отток Клиентов. Причиной оттока стало долгое ожидание «под заказ». |
Мы предлагаем методику, которая направлена на улучшение и совершенствование процессов путем избавления от узких мест в процессе при условии анализа внешней и внутренней среды компании:
1. исключение действия/объекта;
2. удешевление действия/объекта;
3. изменение подхода к действию/объекту;
4. перенос действия/объекта в другой процесс;
5. проверка наличия схожего процесса;
6. возможность выполнения действия самим объектом.
Использование данного подхода априори предполагает предварительный углубленный анализ ситуации и исключает полное бездумное перестроение работы процесса, что является абсолютно БЕЗОПАСНЫМИ мерами для бизнес-процессов компании.