Современные условия развития бизнеса уже немыслимы без финансового планирования на базе автоматизированных сервисов. Ведь существенная экономия на издержках времени и денежных ресурсов, а также возможность принимать наиболее эффективные управленческие решения в данном случае налицо.

На примере предпринимателя из Барнаула Павла Хорошевского можно очень показательно разобраться в ситуации, когда использование платформы ПланФакт предоставило для бизнеса новые возможности динамичного развития. А сам руководитель организации отметил следующие очевидные преимущества финансового учета:

-получил экономию времени – в 10 раз (ушел от 20 таблиц в формате Excel);

-освободил сотрудников от рутинной работы и дал возможность раскрыться таланту своего помощника;

-стал видеть полную картину бизнеса, что помогает избегать кассовых разрывов и вовремя выдавать зарплату работникам. 

Описание компании

Интернет-агентство ВТВ с 2010 года представлено на рынке разработки и продвижения сайтов. Его основными клиентами являются предприятия малого бизнеса из самых различных сфер деятельности. В настоящее время с компанией работает более ста клиентов, включая сотрудничество по долгосрочной поддержке.

Задачи и проблемы

Павел с двумя выделенными сотрудниками при участии всего менеджмента вел учет своей деятельности в 20 разных таблицах Excel. Естественно, такая форма не могла считаться эффективной.

«В таблицах годами накапливались ошибки. А ведь за каждой цифрой стоят конкретные деньги. Искажения данных нередко приводили к ситуациям по выяснению отношений между работниками, накапливались обиды из-за несправедливости трактовки. Обычно решения принимались в спорных ситуациях в пользу именно сотрудников, что приводило к ущербу самой компании»

У агентства денежное обращение производится безналичным и наличным способами, на регулярной и разовой основе.

«У нас была лишь одна наглядная таблица по кредиторке и дебиторке. Однако по всем остальным направлениям наблюдался полный бардак»

Такое положение вещей привело к идее отказаться от множества табличных форм Excel для упрощения финансового учета и повышения его качества.

Внедрение и организация деятельности

Решение сопровождалось достаточно быстрым поиском и внедрением.

«Отдыхая в отпуске, решил принести пользу и своему бизнесу. В комфортном состоянии, когда никто не отвлекает по работе, смог заняться стратегическими задачами. Поиск решений и сервисов по финансовому планированию, повышающими производительность труда и прибыль, в числе прочих натолкнул меня и на ПланФакт.

Изучение тарифов, описаний, функционала и отзывов заняло пару дней. Именно ПланФакт выделялся на фоне остальных предложений тем, что интуитивный интерфейс был безупречен, а бухгалтерская форма отчетности предстала в понятном для предпринимателя виде»

 Переход агентства на работу в ПланФакте произошел достаточно плавно и комфортно.

«В течение 2-х недель осуществлялось неторопливое тестирование, а потом был переходный месяц, во время которого учет производился и в старом виде, и в ПланФакте. Далее началась эра ПланФакта. Несмотря на то, что были и ошибки, и сопротивление некоторых сотрудников, нам удалось достаточно быстро справиться с проблемами. Теперь учет ведется быстро и эффективно, что не может ни радовать меня как руководителя предприятия»

Важным моментом перехода на ПланФакт является то, что в Excel все виды анализа совершаются в ручном режиме, а в нем – автоматически. А наиболее полезным стал следующий функционал:

-анализ доходов и расходов;

-интеграция с банком;

-наличие денег на счетах;

-выборка платежей по заданным параметрам;

-внешний вид, представляемых для анализа данных.

Результаты

Самыми важными для Павла задачами, которые он смог решать при помощи ПланФакта, стали снижение временных и денежных издержек, повышение производительности и рентабельности.

Экономия времени и денег

В последнее время Павел на работу в ПланФакте тратит лишь 1 час еженедельно. Он просматривает автоматизированные отчеты, в результате чего совершает управленческую деятельность. По словам предпринимателя, при работе с Excel у него уходило в 10 раз больше времени.

«Раньше много сотрудников вело свои таблицы, которые консолидировались в единую форму. Регулярно возникали ошибки. По моим оценкам в месяц тратилось около 10 человекодней, причем сюда входили и мои 5 дней. Сегодня один работник тратит 1-1,5 часа в день (25 часов в месяц). А через полгода я решил полностью отдать ведение ПланФакта своему помощнику, который впоследствии стал занимать должность начальника финансового отдела»

Повышение эффективности менеджмента и анализ рентабельности

«При возникновении ситуации, когда нарушаются плановые показатели проектов (например, предполагали исполнить проект за 1,5 месяца, а по факту получалось только за 4), ПланФакт сразу же дает возможность увидеть общую картину, в которой регулярно откладывается дата завершения. Естественно, что увеличение проектного времени напрямую влияет на прибыльность. В таком случае совершенно понятно, где сотрудникам следует «поднажать», чтобы ускорить исполнение проектов»

Наглядность финансового учета

«Нашей приоритетной ценностью всегда являлась задача по исполнению финансовых обязательств перед работниками компании. В этой связи были недопустимы кассовые разрывы перед выдачей заработной платы. Сейчас мне как руководителю всегда понятно, что происходит с нашими счетами и достаточно ли средств для исполнения своих главных задач»